Informations pratiques

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DOCUMENTS D’INSCRIPTION

Le dossier d’inscription
Il comprend une fiche d’inscription et une fiche sanitaire de liaison à compléter avec la plus grande précision. Agrafer 1 photo d’identité récente et joindre la copie de la pièce d’identité de votre enfant.
N’omettez aucun renseignement sur la fiche sanitaire. En cas d’accident ou de maladie, chaque information peut s’avérer précieuse pendant le séjour (vaccins, allergies, énurésie, antécédents médicaux, etc.).
Plusieurs séjours peuvent être organisés sur une même destination. Les jeunes qui désirent être ensemble, doivent le signaler au moment de leur inscription, pour qu’il en soit tenu compte lors de la constitution des groupes.

Test d’aisance aquatique
Cette attestation officielle, délivrée par un maître-nageur sauveteur, est une obligation légale en cas d’activités nautiques qui peuvent être proposées au cours de certains séjours (surf, rafting, kayak, bodyboard…). La photocopie devra être jointe au dossier d’inscription ; sa non-présentation entraînera l’impossibilité pour votre enfant de pratiquer l’activité.

Un certificat médical de non contre-indication à la pratique du ski ou snowboard sur nos séjours d’hiver, et du surf, tennis, de l’équitation ou du golf sur nos séjours d’été est obligatoire lorsque vous choisissez l’une de ces options. Ce document devra dater de moins de 1 mois avant le départ.

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INFORMATIONS AVANT LE SÉJOUR

Un carnet de voyage est expédié par courrier électronique.
Il comprend :
• un guide pratique et un trousseau ;
• un livret « Les assurances et l’assistance » ainsi que les dispositions générales d’assistance du contrat « Open Odyssée » d’Europ Assistance ;
• les « Informations Départ / Retour » envoyées 2 à 3 semaines avant le départ (sous réserve de communication des informations par les compagnies de transport et du paiement du solde du séjour) ;
• les coordonnées des familles hôtesses pour les séjours linguistiques en famille, communiquées environ 10 jours avant la date de départ pour les séjours en Europe et en Australie, et entre 1 semaine et 24 heures pour les séjours aux États-Unis, sous réserve d’avoir reçu le dossier d’inscription complet.

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INFORMATIONS PENDANT LE SÉJOUR

• Nouvelles du séjour (hors séjours linguistiques en famille hôtesse) : un blog destiné aux parents permet d’avoir des nouvelles ainsi que des photos du séjour. Le site est mis à jour plusieurs fois par semaine.
• Numéro d’urgence : sur les « Informations Départ / Retour », nous vous indiquons les numéros de téléphone où il est possible de joindre Cap Monde 24h/24 pendant le déroulement du séjour, et le numéro de téléphone de l’hébergement résidentiel.

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QUESTIONS PRATIQUES

Téléphone / Wi-Fi
Vos enfants pourront toujours vous joindre pendant leur séjour. Nous attirons votre attention sur l’utilisation très coûteuse des téléphones portables qui, par ailleurs, ne sont pas couverts par nos assurances en cas de perte ou de vol. N’oubliez pas de souscrire un forfait spécifique auprès de votre opérateur, et de prévoir un adaptateur de prise de courant pour le chargeur, selon la destination. N’oubliez pas de désactiver les accès Internet à l’étranger qui engendrent des factures exorbitantes. Dans la mesure du possible, les jeunes auront accès au Wi-Fi. Attention, celui-ci est parfois payant. Dans les familles hôtesses, il conviendra d’en faire la demande directement. Nous vous recommandons le téléchargement gratuit et légal des applications de conversations instantanées sur mobile.

Argent de poche
Pour tous les séjours, seul l’argent de poche reste à votre charge. Une somme de 30 à 40 euros par semaine semble être un ordre de grandeur raisonnable. Pour les séjours « immersion » en famille en Europe, nous vous conseillons de prévoir entre 60 et 80 euros par semaine, et environ 120 dollars par semaine pour les séjours « immersion » aux États-Unis, afin de participer aux frais lors des sorties en famille.

Bagages
Pour la majorité de nos séjours, nous conseillons de prendre une valise ou un sac de voyage équipé de roulettes, afin de faciliter les différents déplacements,
ainsi qu’un sac plus petit pour les affaires de la journée. Pour les séjours dont les déplacements se font en transports en commun, nous recommandons un sac à dos. Pour les voyages en avion, un seul bagage en soute est accepté gratuitement avec une franchise de 20 kilos. Tout bagage supplémentaire et tout dépassement de cette franchise pourront faire l’objet d’une taxe perçue à l’enregistrement par la compagnie aérienne, qui devra être acquittée par le participant.

Trousseau
Un trousseau sera joint au guide pratique : prévoyez des vêtements confortables, fonctionnels (jeans, tee-shirts…) et peu fragiles, des vêtements de pluie, chaussures de marche, ainsi que des tennis et vêtements de sport.
Le nettoyage du linge est assuré uniquement pendant les séjours de plus de 8 jours.
Les bijoux, les objets de valeur, les vêtements fragiles et coûteux qui risquent d’être abîmés ou perdus, sont à exclure car non couverts par les assurances.

Carte d’urgence
Tous les participants reçoivent, lors du voyage aller, une carte d’urgence sur laquelle figurent les coordonnées du directeur français, et, selon les séjours, du correspondant local de la famille hôtesse ou du lieu d’hébergement.

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SANTÉ ET ASSURANCES

Santé et sécurité
Quelle que soit la destination, il est indispensable de contrôler la validité des vaccins de votre enfant. Nous vous recommandons de consulter votre médecin traitant. Afin d’éviter des désagréments en cours de séjour, une visite de contrôle chez le dentiste est souhaitable. Prévoyez-la un mois avant le départ pour qu’il puisse achever les petits soins éventuels. Afin de prendre connaissance de la situation politique et sanitaire de la destination choisie, nous vous recommandons de consulter régulièrement les informations communiquées sur le site du ministère des Affaires étrangères :
http://www.diplomatie.gouv.fr/ rubrique « Conseils aux voyageurs », et plus spécifiquement les rubriques « Risques pays » et « Santé ».

Frais médicaux
Il est possible que Cap Monde engage des frais médicaux — médecins, radios, voire hôpital — pour un participant. Dans cette éventualité, à la fin du séjour, vous recevrez une facture correspondant aux frais engagés par Cap Monde. Dès réception de votre règlement, la feuille de soins vous sera envoyée pour transmission à votre caisse de Sécurité sociale.

Assurances
Vos enfants sont assurés avec les garanties assurance accident, frais médicaux, responsabilité civile, assurance bagages, assistance rapatriement… (se reporter à nos conditions générales et particulières de vente).

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FORMALITÉS DE POLICE

Les participants doivent être en possession d’une pièce d’identité en cours de validité. Une copie de ce document devra nous être adressée avec le dossier d’inscription.

Depuis le 15 janvier 2017, l’autorisation de sortie du territoire est rétablie pour tout mineur voyageant à l’étranger sans être accompagné de l’un de ses parents. Quel que soit le pays de destination, le mineur devra présenter au départ du séjour les 3 documents suivants : sa pièce d’identité, le formulaire signé par l’un des parents titulaire de l’autorité parentale,
la photocopie du titre d’identité du parent signataire.
Par précaution, lorsque le mineur ne porte pas le même nom que le parent signataire, prévoir une photocopie du livret de famille ou un extrait d’acte de naissance.

Les participants qui ne sont pas de nationalité française doivent se renseigner auprès de leur consulat ou de l’ambassade du pays de destination, afin de se procurer les documents nécessaires au franchissement des frontières pour se rendre dans le pays du séjour. Tout participant qui ne serait pas en possession des documents exigés par les autorités du pays d’accueil, ne pourra en aucun cas être autorisé à voyager. La garantie annulation ne couvre pas le défaut de présentation de ces documents.

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